Sistemas de información en la construcción

  • Cynthia Ivonne Castro Cuadros Profesora en el ITC

Siendo una herramienta esencial, dinámica y retadora para millones de hombres y mujeres, la administración apropiada de los sistemas es un desafío importante para los gerentes.

A través del tiempo se han hecho investigaciones robustas para encontrar la mejor forma de ejecutar proyectos. La historia nos cuenta sobre los inicios de la administración, desde la época primitiva hasta las modernas teorías científicas, así como su desarrollo durante el siglo XXI.

La definición de administración, según Hitt et al. (2006), es estructurar y utilizar conjuntos de recursos, orientados hacia el logro de metas, para llevar a cabo las tareas en un entorno organizacional; en palabras de Chiavenato (2000), es el proceso de planear, organizar, dirigir y controlar el uso de los recursos, para lograr los objetivos organizacionales. Estos esfuerzos se hacen día a día en cada una de las empresas, sin importar el giro o la estructura; el objetivo es ejecutar y planear de la mejor manera posible, utilizando los recursos de la forma más adecuada, así podremos cumplir con las metas propuestas. Las corrientes administrativas nos respaldan asimismo con teorías cómo la de F. Taylor, que hablan del área de producción con el método científico; la teoría matemática de Herbert Simon, Von Neumann y Mongesntem que explica la toma de decisiones acertadas desde el enfoque cuantitativo; la teoría humanista, desarrollada por Abraham Maslow, que propone un aprendizaje significativo y vivencial. Hoy en día, el PMBOK pone todos sus esfuerzos en darnos buenas prácticas a través de un libro con diez áreas de conocimiento y 49 procedimientos en cinco macroprocesos cuyo fin es administrar, controlar y ejecutar los proyectos; sin embargo, en la lucha interminable por hacerlo correctamente, también nos encontramos con los sistemas de información y su particular utilidad en el ámbito administrativo.

Los sistemas de información, que van de la mano con la teoría, son el resultado del esfuerzo conjunto entre ésta y la tecnología. Definidos como conjunto de datos que interactúan entre sí con un fin común, los sistemas de información ayudan a recolectar, recuperar, almacenar y distribuir información para los procesos de cada organización, es decir, a administrar la organización; dichos sistemas, al igual que las corrientes administrativas, han evolucionado y hoy en día tenemos un sinfín de ellos, en los cuales nos podemos apoyar para ejecutar correctamente nuestros procesos.

Las tecnologías de la información (TI), por su parte, han sido conceptualizadas como la integración y convergencia de la computación, las telecomunicaciones y la técnica para el procesamiento de datos; sus principales componentes son: el factor humano, los contenidos de información, el equipamiento, la infraestructura, el software y los mecanismos de intercambio de información, los elementos de política y regulaciones, además de los recursos financieros.

El uso de la tecnología de la información para la globalización y la reingeniería de procesos empresariales dio como resultado el desarrollo de sistemas de información que dan ventajas competitivas a una empresa en el mercado. Ésta ha de utilizarlos para desarrollar productos, servicios, procesos y capacidades que le hagan sobresalir estratégicamente sobre las fuerzas competitivas que enfrenta.

Las tecnologías de la información constituyen el núcleo central de una transformación digital de empresas y administración. Esto, a su vez, lo experimenta la economía y la sociedad; se potencia el aspecto social del ser humano, ya que éste tiende a modificar no sólo sus hábitos y patrones de conducta, sino incluso su forma de pensar.

Los administradores de proyectos debemos comprender de manera general que hay costos asociados con producir, distribuir, asegurar, almacenar y recuperar toda la información que es manejada en una organización, con la finalidad de comenzar esta transformación digital –que en México se ha estado rezagando en comparación con países desarrollados.

Aunque la información se encuentra a nuestro alrededor, debemos saber que ésta no es gratis, y su uso es estrictamente estratégico para posicionarnos de forma conveniente en el sector construcción; afortunadamente, la oferta es tanta que los costos se volvieron asequibles.

En el ámbito de la administración empresarial, los elementos que interactúan son: el equipo computacional, el recurso humano, los datos o información fuente, los programas ejecutados por las computadoras, las telecomunicaciones y los procedimientos de políticas y reglas de operación.

Durante años, los sistemas de información han cumplido y cumplirán los siguientes objetivos:

  • Automatizar los procesos operativos.
  • Proporcionar información de apoyo a la toma de decisiones.
  • Lograr ventajas competitivas a través de su implantación y uso.
  • Hacer funcionales las áreas dentro de la empresa (contabilidad, finanzas, administración de operaciones, mercadotecnia y administración de recursos humanos por ejemplo).
  • Colaborar sustancialmente para lograr la eficiencia y la eficacia operacional, así como mantener tanto la productividad y la moral del empleado como el servicio y la satisfacción del cliente.
  • Constituirse como fuente de información y respaldo para la toma de decisiones efectivas por parte de los gerentes.
  • Ser un medio funcional para el desarrollo de productos y servicios competitivos que den a las organizaciones una ventaja estratégica en el mercado global.

Siendo una herramienta esencial, dinámica y retadora para millones de hombres y mujeres, la administración apropiada de los sistemas es un desafío importante para los gerentes. Estamos viviendo en una sociedad de información global emergente, con una economía global que depende cada vez más de la creación, administración y distribución de la información a través de redes globales como internet. Muchas empresas están en proceso de globalización; es decir, se están convirtiendo en empresas globales interconectadas mediante la red.

Como queda señalado, dichos sistemas son de gran importancia para automatizar los procesos operativos, pero sus cualidades son mayores ya que pueden evolucionar hasta ser vastas fuentes de información, fuentes que servirían de base para la toma de decisiones en los niveles gerenciales medio y alto; en este horizonte, mediante su implantación, se podría obtener una serie de ventajas competitivas para lograr el más alto nivel de la organización.

Es fundamental contar con un plan adecuado para obtener las mayores ventajas del uso de los sistemas de información; debemos enterarnos de cuáles –de todos los que se ofertan– nos serían de utilidad de acuerdo con nuestras necesidades y requerimientos específicos. Recordemos que en la década de 1970 los sistemas de información eran robustos y debían ser especializados, además demandaban muchas horas de entrenamiento.

Hoy en día los sistemas operativos permiten tener toda la información y pueden ser constituidos según las necesidades de determinada empresa; pueden desde gestionar tareas, proyectos y trabajos de equipo hasta ejecutar los programas. Esto sugiere una nueva forma de administrar, lograda por el trabajo conjunto de la tecnología y la teoría de la administración. De esta manera se está concibiendo una nueva forma de gestionar los proyectos de la mano de los sistemas de información.

En conclusión, los sistemas de información nos benefician en la ejecución de los proyectos –lo cual está comprobado estadísticamente–, por tanto, es importante considerarlos desde la planificación y tener presente que los sistemas operativos ahora son colaborativos, intuitivos y fácilmente adaptables a las necesidades del sector construcción, permitiendo evitar o mitigar gastos innecesarios por falta de comunicación o mala ejecución, pues presentan el panorama completo del proyecto

Referencias

Hitt, M. A., J. S.Black y L. W. Porter (2006). Administración. México: Pearson Educación.

Chiavenatto, I. (2000). Administración de recursos humanos. Bogotá: MacGraw Hill.


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